결혼식 축의금 받는 부탁을 받으셨나요?
제가 그렇습니다.
그래서 축의금 받을때 주의사항과 축의금 명단을 엑셀파일로 만들어 보았습니다.
결혼식 당일, 축의금을 맡아 관리하는 일은 생각보다 중요하고 복잡한 업무입니다.
축의금을 받는 곳은 하객들이 식장에 오자마자 가장 먼저 찾는 곳이기 때문에,
담당자가 예의 바르게 응대하고 신속하게 안내하지 않으면 결혼식에 대한 첫 인상이 나빠질 수밖에 없습니다.
특히, 많은 금액의 돈이 오가는 만큼 꼼꼼한 관리가 필수적입니다.
하객 명단과 식권 등 다양한 정보가 많아 실수 없이 정확하게 처리해야 나중에 큰 혼선이 생기지 않습니다.
이러한 이유로 축의금 담당자는 신랑신부와 가족이 안심할 수 있도록 신뢰감을 주는 역할을 수행해야 합니다.
오늘은 결혼식 축의금 담당자의 주요 역할과 사전에 준비해야 할 사항,
그리고 꼭 알아둬야 할 주의사항들을 하나씩 안내해 드리겠습니다.
1. 축의금 담당자의 역할
축의금을 받는 사람에게는 세 가지 중요한 역할이 주어집니다.
① 접수 및 기록
하객이 준 축의금을 정확하게 받는 것이 첫 번째 임무입니다. 봉투에 적힌 이름을 확인하고 장부에 기록하는 꼼꼼함이 필요합니다.
② 방명록 안내하기
하객들이 방명록을 작성하도록 안내하는 것도 필수적인 역할입니다. 방명록은 나중에 하객 명단을 확인할 때 유용하게 쓰입니다.
③ 식권 배부하기
하객들에게 몇 명이 식사를 할지 물어보고 식권을 전달합니다. 남은 식권이 있을 경우 답례품으로 대신하기도 합니다.
이러한 역할은 축의금 관리뿐만 아니라 결혼식 전반의 원활한 진행을 돕습니다.
정확하고 꼼꼼하게 일을 처리해야 결혼식 후에도 혼선 없이 마무리할 수 있습니다.
※ 축의금 담당자로 적합한 사람은?
축의금을 받는 사람은 보통 삼촌이나 사촌, 가까운 친구들이 맡습니다.
꼭 가족이어야 하는 것은 아니지만, 가까운 형제자매나 절친은 피하는 것이 좋습니다.
이들은 축의금 업무 때문에 결혼식을 제대로 보지 못할 가능성이 높기 때문입니다.
2. 축의금 접수 방법 및 주의사항
결혼식 당일 원활한 축의금 접수를 위해서는 최소 2~3명의 인원이 필요합니다. 신랑 측과 신부 측 각각 최소 2명 이상을 배치하고, 각자의 역할을 명확히 정하는 것이 중요합니다.
역할 분담
① 첫 번째 담당자 (A): 축의봉투 수령 및 식권 배부
- 하객에게 봉투를 받고, 이름이 적혀있는지 확인합니다. 이름이 없으면 하객에게 바로 알려 이름을 적게 합니다.
- 필요한 식권 개수를 묻고, 해당 수만큼 식권을 배부합니다.
- 받은 봉투를 두 번째 담당자에게 넘깁니다.
② 두 번째 담당자 (B): 장부 기록 및 번호 부여
- 첫 번째 담당자로부터 받은 봉투에 순서대로 번호를 적고, 장부에 하객 이름과 함께 번호를 기록합니다.
- 50개 단위로 봉투를 묶어 보관하면, 나중에 개수 확인이 용이합니다.
- 주의할 점: 절대 봉투를 열어 금액을 확인하지 않습니다. 봉투 개봉은 신랑신부 또는 가족이 확인할 때까지 기다립니다.
접수 시 주의사항
- 봉투 확인 및 방명록 안내
봉투에 이름이 적혀 있는지 반드시 확인하고, 방명록을 작성하도록 유도합니다. 방명록은 추후 하객 명단 확인에 큰 도움이 됩니다.
- 식권과 번호 표시
봉투에 기록된 번호와 식권 개수를 적어두면, 정산 과정에서 혼선을 줄일 수 있습니다.
- 최종 확인 및 밀봉
모든 축의금 접수가 끝난 후 장부의 마지막 번호와 봉투 개수를 맞춰봅니다. 예를 들어, 마지막 장부 번호가 151이라면, 봉투 개수도 151개가 되어야 합니다. 확인이 끝나면 봉투를 가방에 넣어 밀봉한 뒤 신랑신부 또는 가족에게 전달합니다.
→ 이러한 단계와 역할 분담을 통해 축의금 접수가 체계적으로 이루어질 수 있으며, 이후 정산 시에도 혼란을 최소화할 수 있습니다.
3. 미리 알아두면 좋은 팁
축의금을 원활하게 받기 위해 사전에 알아두면 좋은 팁 몇 가지를 소개합니다.
- 미리 도착하기
예식 시작 최소 1시간에서 1시간 30분 전에 미리 도착해 혼주와 인사를 나누고, 예식장 관계자와 필요한 사항을 점검합니다.
하객들은 보통 예식 30~40분 전에 도착하므로, 담당자는 반드시 일찍 자리에 앉아 있어야 합니다.
- 자리 비우지 않기
축의금을 받는 동안에는 자리를 비우지 않는 것이 중요합니다.
식이 끝날 때까지 자리를 지켜달라고 꼭 부탁드리며, 미리 화장실을 다녀오는 것이 좋습니다.
늦게 도착하는 하객들도 있기 때문에 끝까지 자리에서 응대할 준비가 필요합니다.
- 식장 주요 위치 확인
하객들은 궁금한 사항을 축의금 담당자에게 묻는 경우가 많습니다.
예식 당일 신랑신부는 바쁘기 때문에 축의금 담당자는 주요 위치를 숙지하고 있는 것이 좋습니다.
ATM 위치, 화장실, 주차 정산 방법, 식권 기준, 그리고 답례품이나 가방 보관이 가능한지 여부도 미리 알아두면 도움이 됩니다.
4. 준비물
축의금을 받는 사람을 위해 신랑 신부 측에서 대부분 준비물을 제공하지만, 직접 챙기면 편리한 것들이 있습니다.
- 복장
축의금을 받는 사람의 복장은 결혼식 하객 복장과 크게 다르지 않습니다. 남성은 깔끔한 정장이나 단정한 캐주얼 복장이 좋고, 여성도 단정한 옷차림을 선택하면 됩니다. 중요한 것은 깔끔하고 튀지 않으면서도 편안한 복장입니다. 장시간 서 있어야 하기 때문에 발이 편한 신발이나 슬리퍼를 준비하는 것도 좋은 팁입니다.
- 넉넉한 크로스백
축의금 봉투는 생각보다 부피가 커질 수 있어, 넉넉한 크로스백이나 토트백을 준비하는 것이 좋습니다. 크로스백은 이동 중에도 양손이 자유로워 편리합니다.
- 고무줄
봉투를 묶어 보관할 수 있는 고무줄을 챙겨두면 정리가 훨씬 수월합니다. 50개 단위로 묶어두면 나중에 개수 확인이 쉬워집니다.
- 볼펜과 메모지
기록용 볼펜과 필요한 경우에 쓸 메모지를 준비하세요. 장부에 기록하다가 필요한 정보를 따로 메모할 때 유용합니다.
5. 주의사항
결혼식 당일 축의금을 받을 때는 몇 가지 주의사항을 철저히 지켜야 합니다. 빈 봉투 사기나 축의금 도난 같은 예기치 못한 상황이 종종 발생하기 때문에 꼼꼼한 관리가 필수입니다.
- 빈 봉투 주의
축의금 봉투에 돈이 들어있는지 꼭 확인하세요. 특히 테이프로 봉한 봉투는 주의 깊게 살펴보는 것이 좋습니다.
빈 봉투 사기가 예상보다 자주 일어날 수 있기 때문입니다.
- 보관에 주의
축의금이 담긴 가방은 절대 자리를 비우고 두지 않도록 신경 써야 합니다.
빈 순간에 도난당할 위험이 있으므로, 한눈을 팔지 않고 철저히 관리하세요.
- 식권 문제 대응
혹시라도 식권을 받지 못했다는 하객이 생길 경우 방명록을 다시 확인하거나 뷔페 카운터로 안내하세요.
미리 체크해두면 혼선이 줄어듭니다.
- 축의금은 절대 꺼내주지 말기
‘신랑 측 삼촌인데 신랑이 돈을 맡겨달라더라’며 축의금을 달라고 하는 경우가 종종 발생합니다.
아무리 가까운 가족이 와도 축의금을 절대 꺼내주지 마세요.
신랑신부에게 전달 전까지는 절대 개봉하거나 꺼내주지 않도록 당부하는 것이 중요합니다.
6. 축의금 명단 다운로드
사용방법은 간단하게 관계, 대상, 이름, 금액, 식권, 비고 만 작성하시면 수식이 완성되도록 만들었습니다.
축의금 총합, 식권 합 그리고 가족별 금액으로 구분지었습니다.
관계와 대상은 유효성 검사로 다른글자는 안써지도록 만들어 놓았습니다.
하지만 가족들 구성과 환경이 다를수도 있으니 수정하는 방법도 알려드리겠습니다.
[데이터] - [데이터 유효성 검사] 로 들어가셔서
[설정] - [원본] 에서 목록을 수정하시고, [설명 메시지] 도 수정하시면 되겠습니다.
관계와 대상 모두 이렇게 수정하시면 됩니다.
※ 하지만 "대상"이 추가된다면 수식을 조금 수정해야 하는데 예를 들어 할머니, 할아버지가 추가된다면 위의 셀처럼 할머니, 할아버지를 작성하신후 동생아래 있는 셀을 클릭하시고 오른쪽 아래를 클릭후 할아버지 까지 드래그만 해주면 수식은 완성입니다.
꼼꼼히 잘 준비하셔서 실수하지 않고 성공적인 축의금 관리를 하시길 바라겠습니다.
